Cara Proporsional Membagi Tugas dan Kewenangan pada Minimarket

Dalam setiap bisnis pasti memerlukan struktur kepengurusan yang tepat dan proporsonal. Di sini, penempatan orang yang tepat pada posisi yang tepat akan sangat berpengaruh pada kesuksesan bisnis ritel di minimarket Anda. Bicara tentang minimarket, salah satu bentuk usaha penjualan ritel ini umumnya berjalan dengan sistem self-service atau sering disebut swalayan. Untuk menjalankan sebuah swalayan ini, Anda memerlukan sumber daya manusia sebagai karyawan yang akan mengurusi kegiatan dan operasionalnya. Di sini, perlu adanya pembagian tugas dan kewenangan agar bisnis Anda bisa berjalan sesuai harapan Anda. Namun, bagaimana cara membagi tugas dan kewenangan pada sebuah minimarket yang proporsional?

Pembagian tugas di minimarket - Gambar : via pusatminimarket.wordpress.com

Minimarket umumnya beroperasi mulai pukul 07.00 hingga pukul 22.00 yang terbagi menjadi 2 shift. Shift pagi dimulai pukul 07.00 dan selesai pukul 15.00. Sedangkan shift siang dimulai dari pukul 14.00 hingga swalayan atau minmarket tutup pada pukul 22.00. Namun, ada juga minimarket yang menerapkan jam buka hingga 24 jam atau dengan 3 Shift. Kita akan bahas yang menggunakan sistem 2 shift saja.

Secara garis besar, pembagian tugas pada swalayan hanya ada dua, yaitu Front Office dan Back Office. Pada front office terdapat kasir yang mengurusi dan menerima pembayaran dari pelanggan serta pramuniaga yang bertugas melayani atau membantu pelanggan menemukan barang serta menata barang atau display barang pada rak. Sedangkan pada bagian back office, ada manajer dan bagian pembelian barang (gudang). Kita akan bahas satu per satu.

Pembagian Tugas Front Office Minimarket

Kasir

Kasir bertugas melayani pelanggan yang akan membayar barang belanjaannya. Seorang kasir haruslah orang yang ramah dan berpenampilan menarik. Selain itu, seorang kasir juga harus mempunyai ketelitian yang bagus dan tidak ceroboh karena berhubungan dengan keuangan.

Anda setidaknya harus mempunyai minimal 3 orang kasir untuk menjalankan sebuah minimarket. Satu orang kasir untuk setiap shift dan 1 orang lagi sebagai cadangan atau ketika salah satu kasir libur.

Pramuniaga

Pramuniaga bertugas membantu pelanggan yang kesulitan menemukan barang yang dicari. Seorang pramuniaga harus bersikap ramah dan berpenampilan rapi. Selain itu, pramuniaga juga difungsikan sebagai penata barang. Minimarket idealnya memiliki 4 pramuniaga.

Pembagian Tugas Back Office Minimarket

Manajer

Manajer merupakan orang yang mengatur semua kegiatan dalam minimarket. Seorang manajer harus mampu menggerakkan bawahannya agar bekerja sesuai dengan posisi atau job descriptionnya. Jika minimarket Anda masih dalam skala kecil, manajer bisa cukup 1 orang saja. Namun, kerja manajer tersebut bisa merangkap misalnya mengurus tugas pemasaran dan promosi hingga penerimaan karyawan baru dan lain sebagainya.

Bagian Pembelian

Bagian pembelian ini bertugas melakukan pembelian barang untuk persediaan minimarket serta mengontrol persediaan barang yang ada di gudang. Selain itu, bagian pembelian juga bisa mengurus barang yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa agar segera diretur kepada suplier.

Bagian pembelian ini juga perlu aktif berkomunikasi dengan suplier agar mendapatkan penawaran atau info diskon dari suplier untuk mendapatkan harga beli yang murah. Ini tentu bisa meningkatkan pendapatan minimarket Anda. Satu orang cukup untuk mengurusi masalah pembelian barang. Namun untuk skala swalayan yang lebih besar Anda membutuhkan lebih banyak orang untuk bagian ini.

Dengan pembagian tersebut, dibutuhkan setidaknya 9 orang. Dua dibagian back office dan lainnya di bagian front office. Bagain front office diberlakukan jam kerja dengan sistem shift sedangkan back office bisa dengan jam kerja 1 shift saja. Untuk contoh pembagian jadwal, Anda bisa baca artikel tentang cara membuat jadwal pergantian shift pada minimarket.

Begitulah cara sederhana untuk membagi tugas dan kewenangan pada sebuah minimarket secara proporsional. Namun Anda juga berhak menentukan pembagian menurut Anda sendiri. Silahkan sesuaikan dengan situasi dan kondisi lingkungan Anda.